請求書発行・郵送アウトソーシングプラン

卸売業などにとって、請求書の発行は大変な作業でしょう。場合によっては、請求書の印字内容も取引先ごとに変えなければならないことでしょう。そうした問題を解決するのがこの請求書発行・郵送アウトソーシングプランです。

1.まず請求書発行・郵送をワークフロー化します

請求書を発行するタイミングやさまざまな判断は、通常手なれた担当者がまかなっているようですが、その担当者だけでは封緘や郵便局への持込などをほかの人にゆだねる場合もあるので数名の共同作業になると思います。このプランでは、判断や作業をできる限り簡略化したモデルを作ることからはじめます。
次の図は、左が現行のモデルをあらわし、従来方式と表記しています。右が改善された新システムモデルをあらわし、ワークフロー方式と表記しています。



従来モデルでは、図のように@〜Eの判断と作業が発生します。新システムモデルでは、システム改善とアウトソーシングをうまく組み合わせることによって、@とAの判断と作業しか必要としません。さらに、費用も人件費の削減だけではなく、経費の節約ができます。節約はまずプリンタの費用です。請求書発行を行うプリンタは負荷がかかるので耐用年数が短かったり、大量に印刷するために高速(高価でもあります)の機種を用意したりしているはずです。次に郵送代です。弊社提案のメーリングセンターでは、通常の郵送代金よりも安い料金で郵送ができます。これは中央郵便局とのコラボレーションの結果です。そして、請求書用紙も、共通デザインを適用できるのであれば、安く手配することができます。

2.請求書の内容もコントロールします

請求書の内容は、鑑部のみ、鑑+伝票合計金額、鑑+伝票明細の3種類が主流です。このコントロールは取引先ごとに異なり、さらに明細については、伝票番号順や日付順などのコントロールとともに、繰延請求などの通常取引以外の属性を持つものを先に出したり、最後につけたりとパターンがいろいろです。そうしたバリエーションをパラメータで自動的に制御して請求プリントデータを出力するシステムをご提案します。
弊社のパッケージ企画でもご紹介しております、「MultiBilling」というソフトウエアパッケージのようにコントロールするという提案です。




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